Các giấy tờ do nước ngoài cấp — CFS (giấy chứng nhận lưu hành tự do), ISO 13485 của nhà sản xuất, giấy ủy quyền (LOA) của hãng — muốn được cơ quan Việt Nam công nhận trong hồ sơ công bố, lưu hành thì phải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế) và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Ba lỗi kinh điển EXY gặp thường xuyên: giấy hết hiệu lực ngay trước khi nộp; thiếu con dấu/chữ ký đúng cấp ở nước sở tại; bản dịch không khớp thuật ngữ với hồ sơ kỹ thuật. Lỗi nào cũng khiến hồ sơ bị trả về và phải xin lại từ đầu ở nước ngoài — mất nhiều tuần.